Politica de confidențialitate

Vă rugăm să citiți cu atenție această Notă de Informare pentru a înțelege cum prelucrăm datele dumneavoastră personale

Data la care intră în vigoare acest document:   12 decembrie 2018

1. Cine suntem noi

SC AIS INTELLIGENT ACCOUNTING & CONSULTING SRL este o societate de contabilitate, consultanță și audit financiar.

Datele noastre de contact
  • Sediul – București, Str. Fabricii, Nr. 25, Scara 2, Etaj 3, nr. 25 , sector 6, CUI 40296003, înregistrată la Registrul Comerțului cu nr. J40/17745/2018
  • Număr de telefon: 0721.260.559 (disponibil între orele 9 și 17 luni – vineri)
  • Adresă de email: office@intelligentaccounting.ro

Dacă aveți orice comentarii, sugestii, întrebări sau preocupări cu privire la orice informații din această notă sau cu privire la orice alte aspecte referitoare la prelucrarea datelor dumneavoastră pe care o realizăm, vă rugăm să nu ezitați să contactați oricând responsabilul nostru cu protecția datelor, Expert contabil Oncescu Corina, tel. 0721.260.559, mail: office@intelligentaccounting.ro

Website-ul nostru www.intelligentaccounting.ro respectă Directiva europeană ce privește protecția datelor.

Această politică explică când și de ce colectăm informațiile personale, cum le folosim, condițiile în care le putem dezvălui altora, ce fel de informații colectăm și ce opțiuni și drepturi aveți ca utilizator al acestui site.

Prin utilizarea acestui site și a serviciilor noastre, sunteți de acord cu politica noastră de confidențialitate și de asemenea cu termenii și condițiile noastre.

2. Ce date personale colectăm și cine are acces la datele dvs.

Intelligentaccounting.ro colectează informații de la utilizatorii săi în trei modalități:

  • direct de la utilizator;
  • din rapoartele traficului înregistrat de serverele care găzduiesc site-urile noastre;
  • prin intermediul cookie-urilor.
2.1. Date personale colectate direct

Atunci când vă abonați să primiți newsletterul nostru, vom prelucra adresa de email în acest scop. Temeiul legal al prelucrării este consimțământul dumneavoastră.

Ne asigurăm că aveți la dispoziție o opțiune simplă de a vă dezabona în orice moment, fie în comunicarea propriu-zisă, fie contactându-ne la adresa de mail: office@intelligentaccounting.ro. Atunci când vă dezabonați, comunicarea newsletter-ului încetează.

Adresa de email va fi partajată cu furnizorul soluției de trimitere a newsletter-ului email. Datele nu sunt transferate înafara Uniunii Europene.

De asemenea, colectăm informații pentru a ne permite să ne îndeplinim obligațiile față de clienții noștri și să răspundem la întrebări de afaceri sau sa oferim cotații de preț pentru serviciile noastre. Explicit, colectăm următoarele date cu caracter personal:

Nume, Email, Telefon – Pentru a putea primi o ofertă personalizată afacerii dumneavoastră din partea noastră, avem nevoie de aceste date pentru a vă putea contacta, atunci când vă exprimați dorința de a primi o astfel de ofertă, prin formularul nostru de contact de pe site.

2.2. Informații oferite automat din raportul de trafic al serverului

Atunci când vizitați site-ul web Intelligentaccounting.ro, indiferent de dispozitivul folosit, dezvăluiți anumite informații despre dvs., precum adresa dvs. IP, ora vizitei dvs., locul de unde ați intrat în site-urile noastre, paginile vizitate. Intelligentaccounting.ro înregistrează aceste informații pentru o perioadă de timp determinată. Intelligentaccounting.ro folosește serviciul externe de analiză a traficului Google Analytics.

Aceste date sunt folosite exclusiv de către Intelligentaccounting.ro pentru îmbunătățirea site-ului și serviciilor noastre, dar și pentru asigurarea securității site-ului nostru.

În nicio circumstanță, Intelligentaccounting.ro nu utilizează datele de trafic pentru identificarea persoanelor din spatele unor adrese IP.

Aceste date sunt păstrate pentru o perioadă de 6 de luni.

2.3. Cookie-uri și tehnologii similare

Aceste date sunt păstrate pentru perioade diferite, stabilite de acești furnizori, dar acestea nu depășesc 30 de zile de la ultima vizită.

Pagina noastră de internet utilizează cookie-uri, despre care puteți citi aici. Ca regulă generală, pentru plasarea cookie-urilor care nu sunt strict necesare funcționalității paginii este necesar consimțământul dumneavoastră, pe care vi-l solicităm la intrarea pe site. Opțiunile dumneavoastră privind cookie-urile pot fi modificate oricând, instrucțiuni în acest sens fiind incluse în Politica de cookie-uri.

2.4. Datele sensibile

Nu colectăm date personale sensibile (de exemplu, sănătate, date genetice, biometrice, origine rasială sau etnică, opinii politice, credințe religioase sau filozofice, apartenența la sindicate, orientare sexuală). Solicităm în mod expres să nu vă furnizați niciun fel de date sensibile.

2.5. Informații despre copii

Serviciile noastre nu sunt direcționate către copii sub 14 ani. Dacă aflați că un copil sub 14 ani ne-a furnizat informații personale fără consimțământ, vă rugăm să ne contactați.

3. Scopurile pentru care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal

Scopurile pentru care prelucrăm date cu caracter personal referitoare la dumneavoastră sunt următoarele:

Prestarea de servicii contabile, fiscale, de audit, evaluare și resurse umane către dumneavoastră. Prestarea serviciilor contabile, fiscale, de audit, evaluare și resurse umane, inclusiv oferirea de servicii promoționale sau informații despre promoțiile noastre; comunicarea cu dumneavoastră cu privire la servicii; activarea sau particularizarea abonamentelor dumneavoastră la serviciile noastre.

Comunicări de marketing. Comunicarea cu dumneavoastră prin orice mijloace (de exemplu email, telefon mobil sau fix, mesaje telefonice SMS-uri, poștă, mesaje transmise pe platformele de socializare sau în persoană) privind serviciile disponibile în SC AIS INTELLIGENT ACCOUNTING & CONSULTING SRL, abonare la newsletter sau furnizarea altor informații care v-ar putea interesa.

Gestionarea sistemelor noastre de comunicații și IT (tehnologia informației). Gestionarea sistemelor noastre de comunicații; gestionarea securității noastre IT; realizarea auditurilor de securitate asupra rețelelor noastre IT, emiterea de rapoarte către instituțiile abilitate sau repararea unor erori de sistem.

Îndeplinirea obligațiilor noastre legale. Îndeplinirea obligațiilor noastre legale cu privire la arhivare, securitate, tinerea evidentelor și a altor obligații pe care legislația ni le impune.

Gestiunea financiară. Eliberarea facturilor și a chitanțelor către dumneavoastră; primirea plaților de la dumneavoastră inclusiv înregistrarea plăților efectuată de altă persoană în numele dumneavoastră; recuperarea debitelor de la dumneavoastră (inclusiv prin intermediul companiilor specializate în recuperarea de creanțe); restituirea unor sume de bani către dumneavoastră; transmiterea de notificări; trimiterea în instanță; elaborarea de rapoarte financiare/ operaționale, a rapoartelor de activitate şi emiterea situațiilor financiare/ cu privire la contracte.

Soluționarea disputelor. Formularea de cereri și de apărări înaintea autorităților publice și a altor entități care soluționează dispute.

Sondaje: Realizarea de sondaje și adresarea de întrebări către dumneavoastră cu scopul de a obține opinia dumneavoastră cu privire la serviciile noastre.

Îmbunatățirea produselor și a serviciilor. Identificarea potențialelor probleme cu privire la serviciile noastre existente în vedere îmbunătățirii acestora (inclusiv prin realizarea de audituri); testarea îmbunatățirilor realizate asupra serviciilor noastre sau a noilor noastre servicii; soluționarea sesizărilor dumneavoastră.

4. Terțe părți

Ca regulă generală, nu vom divulga datele dumneavoastră cu caracter personal către alte companii, organizații sau persoane din orice țară(inclusiv România).

După caz însă, putem transmite sau oferi acces la anumite date cu caracter personal ale dumneavoastră, următoarelor categorii de destinatari:

Angajatorul dumneavoastră – în legătură cu evaluarea capacității dumneavoastră de muncă pentru scopuri numai în limita informațiilor stabilite prin dispozițiile legale.

Autorități publice din orice domeniu, din România (ANAF, ITM, etc…) sau din străinătate la cererea acestora sau din inițiativa noastră, în acord cu legislația aplicabilă.

Auditori, evaluatori, avocați și alți consultanți profesionali externi ai noștri din România sau din străinătate – aceștia vor fi obligați printr-o lege sau prin contractul încheiat cu noi sau cu altă companie din grupul nostru să păstreze confidențialitatea datelor dumneavoastră.

Persoane fizice sau juridice care acționează ca persoane împuternicite pentru SC AIS INTELLIGENT ACCOUNTING & CONSULTING SRL, în diverse domenii (de exemplu servicii de plată, servicii de arhivare sau distrugere de documente etc.) de oriunde din lume, pe care îi vom obliga însă să respecte cerințele legislației care vă protejează drepturile – aceștia prestează anumite servicii pentru noi.

Partenerii noștri, cu care ne aflăm în relații contractuale precum:

  • furnizorilor de servicii de curierat
  • furnizorilor de servicii IT;
  • furnizorilor de servicii de analiză și de motoare de căutare care ne ajută în îmbunătățirea și optimizarea Website-urilor noastre;
  • societăților de asigurare;
  • furnizorilor de servicii bancare.

Atunci când folosim o persoană fizică sau juridică drept persoană împuternicită pentru prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, ne vom asigura că aceasta a încheiat un act scris cu noi prin care își asumă, printre alte obligații pe care legislația protecției datelor cu caracter personal le prevede, obligațiile de a (i) prelucra datele cu caracter personal numai potrivit instrucțiunilor noastre scrise pe care i le-am furnizat în prealabil și de a (ii) implementa efectiv măsuri pentru protejarea confidențialității și asigurarea securității datelor cu caracter personal. Ne vom asigura, de asemenea, că actul scris dintre noi și persoana împuternicită prevede pentru aceasta cel puțin toate celelalte obligații pe care le prevede legislația aplicabilă cu privire la protecția datelor cu caracter personal.

5. În ce țări transferăm datele dvs. cu caracter personal

În prezent, stocăm și prelucrăm datele dvs. cu caracter personal pe teritoriul României. Cu toate acestea, este posibil să transferăm anumite date ale dvs. cu caracter personal unor entități localizate în Uniunea Europeană sau în afara Uniunii, inclusiv în țări cărora Comisia Europeană nu le-a recunoscut un nivel adecvat de protecție a datelor cu caracter personal.

6. Ce se întâmplă dacă nu ne furnizați datele dumneavoastră

În cazul în care nu ne furnizați datele dvs. cu caracter personal mentionate mai sus, nu vă vom putea trimite newslettere și nu vom putea comunica în legătură cu solicitările dvs. și cu orice alte aspecte relevante, legate de afaceri.

7. Securitatea datelor dumneavoastră

Pentru a vă proteja informațiile de pierderi, folosire incorectă sau acces neautorizat sau dezvăluire, am pus la punct proceduri fizice, electronice și manageriale adecvate pentru a proteja și asigura informațiile pe care le colectăm. Acești pași includ următoarele:

  • Minimizarea datelor;
  • Utilizarea parolelor de bune practice;
  • Practici de securitate privind dispozitivele (PC-uri, laptop-uri, dispozitive mobile), conturile online, găzduirea site-ului, accesul fizic și stocarea fizică;
  • Formarea și responsabilizarea personalului în ceea ce privește protecția datelor;
  • Controlul furnizorilor noștri de servicii. Introducem în contractele cu cei care prelucrează pentru noi (persoane împuternicite) sau împreună cu noi (alți operatori – operatori asociați) clauze pentru asigurarea protecției datelor pe care le prelucrăm; această protecție merge cel puțin până la minimul impus de legislație.

Deși luăm toate măsurile rezonabile pentru a asigura securitatea datelor dumneavoastră, SC AIS INTELLIGENT ACCOUNTING & CONSULTING SRL nu poate garanta lipsa oricărei încălcări de securitate sau imposibilitatea de penetrare a sistemelor de securitate. În cazul nefericit și puțin probabil în care o astfel de încălcare va surveni, vom urma procedurile legale pentru limitarea efectelor și informarea persoanelor vizate.

8. Cât timp vom stoca datele dumneavoastră

Dacă nu ne semnalați altceva, vom stoca datele dumneavoastră pentru o perioadă cuprinsă între 6 luni și 3 ani. Pentru stocarea datelor dumneavoastră (în format electronic), folosim serverele proprii sau ale altor companii specializate în arhivarea electronică.

9. Drepturile dumneavoastră

Pe scurt, drepturile dumneavoastră sunt următoarele:

Dreptul de acces la date. Aveți dreptul de a obține accesul la datele dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm sau la copii ale acestora; aveţi, de asemenea, dreptul de a obține de la noi informații cu privire la natura, prelucrarea și divulgarea acestor date.

Dreptul la rectificarea datelor. Aveți dreptul de a obține rectificarea inexactităților datelor dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm.

Dreptul la ștergerea datelor. Aveți dreptul de a obține de la noi ștergerea datelor dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm.

Dreptul la restricționarea prelucrării datelor. Aveți dreptul de a restricționa prelucrarea datelor dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm.

Dreptul de a obiecta. Aveți dreptul de a obiecta la prelucrarea datelor dumneavoastră de către noi sau în numele nostru.

Dreptul la portabilitatea datelor. Aveți dreptul de a obține transferul către un alt operator al datelor dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm.

Dreptul la retragerea consimțământului. În situațiile în care prelucrăm datele dumneavoastră în temeiul consimțământului dumneavoastră, aveți dreptul de a vă retrage consimțământul; puteți face aceasta în orice moment, cel putin la fel de ușor cum ne-ați acordat inițial consimțământul; retragerea consimțământului nu va afecta legalitatea prelucrării datelor dumneavoastră pe care am realizat-o înainte de retragere.

Dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere. Aveți dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere a prelucrării datelor cu caracter personal cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră de către noi sau în numele nostru.

Cum vă puteți exercita drepturile
Pentru a exercita unul sau mai multe dintre aceste drepturi (inclusiv dreptul de a vă retrage consimțământul, atunci când vă prelucrăm datele pe baza acestuia), vă rugăm să vă adresați prin cerere scrisă la:  office@intelligentaccounting.ro.

MODIFICĂRI PRIVITOARE LA NOTA DE INFORMARE

Ne rezervăm dreptul de a ne modifica, atunci când considerăm oportun, practicile de protecție a datelor și de actualiza și modifica prezenta notă de informare în orice moment. Din acest motiv, vă încurajăm să verificați periodic prezenta notă de informare. Această notă de informare este actualizată la data la care apare în partea superioară a documentului.